１）工程資料應真實反映工程實際的狀況，具有永久和長期保存價值的材料必須完整、準確和系統；
２）工程資料應使用原件，因各種原因不能使用原件的，應在復印件上加蓋原件存放單位公章、注明原件存放處，并有經辦人簽字及時間；
３）工程資料應保證字跡清晰，簽字、蓋章手續齊全，簽字必須使用檔案規定用筆。計算機形成的工程資料應采用內容打印，手工簽名的方式；
４）施工圖的變更、洽商繪圖應符合技術要求。凡采用施工藍圖改繪竣工圖的，必須使用反差明顯的藍圖，竣工圖圖面應整潔；
５）工程檔案的填寫和編制應符合檔案微縮管理和計算機輸入的要求；
６）編制報送的建設項目（工程）檔案縮微制品，必須依據國家微縮標準進行制作，主要技術指標（解像力、密度、海波殘留量等）應符合國家標準規定，保證質量，以適應長期安全保管；
７）工程資料的照片（含底片）及聲像檔案應圖像清晰，聲音清楚，文字說明或內容應準確。