?按照《建設工程監理規范》和《建設工程文件歸檔整理規范》中對監理備案制管理的規定，工程施工及驗收的全過程，由監理單位負責工程資料的日常簽收、審批、核驗和發文等工作。所以，監理資料員在監理工作中有著不容忽視的作用。衡量一個工程的好壞，除了通過工程實體反映外，資料也是一個極其重要的環節。通過資料能反映出工程所使用材料的優劣、工序之間的交接是否符合要求，工程是否按圖施工等等。作為監理資料員，要嚴格把好這道關，做好資料的收集、復核、整理工作。那么，作為一名監理資料員，如何才能做好資料管理工作了？我認為主要做好以下幾點：
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一、重視對資料管理，做到“資料預控”
這一點至關重要，也是做好資料管理的必備條件。因為很多人都認為現場決定一切，資料只不過是現場的附屬物、是可以補，甚至可以寫“回憶錄”的，以至于出現工程進行了很長時間，資料還是一片空白的怪現象。更有甚者，有的工程資料是竣工后閉門造車一次性“造”出來的。試想，不見證取樣、不進行任何試驗編造出來的資料能真實反映工程實際嗎？要知道，工程建設監理資料是項目監理機構對工程項目實施監理過程中逐步形成的，是工程建設過程真實、全面的反映，對控制工程質量有著至關重要的作用。所以說，如果資料不符合要求，工程實體質量根本就無從談起。
由此，我們一定要從思想上重視對資料管理工作，要堅持報驗必須資料先行，爭取做到“資料預控”。所謂 “資料預控”是指在施工前就對工程的施工過程應具備的基本資料有個整體輪廓，需要收集哪些資料做到心中有數。因為每一個工程從基礎到主體、到裝飾直至竣工驗收都有其內在的規律和規定，有章可循。通過資料預控，可以做到對報審資料提前審查、督促施工單位做到資料與施工同步。
二、熟練掌握各階段資料收集的范圍及內容
開工初期，要組織施工單位進行資料報審程序和資料管理的監理交底，其中重點要明確三個要點：
（1）明確各類報表的格式、填寫要求和報驗時間；
（2）明確材料報驗制度和材料見證取送樣制度；
（3）明確隱蔽工程檢查簽證制度，嚴格執行自檢程序和共同檢查、簽證制度。同時要督促施工單位報審其單位資質、施工人員資質、特殊工種資質、設備檢測報告、施工組織設計、開工報告等；并及時交給總監理工程師審核確認，之后進行整理歸檔。隨著工程施工的逐步進行，對由建設單位、設計單位提出的各種工程聯系單、工程變更單及施工單位上報的工程報驗申請表、工程材料\構配件\設備報審表、檢驗批\分項\分部工程的質量統計情況、尤其是質量保證資料如：材料合格證、試驗報告、砼、砂漿試塊強度試驗報告等，都應該及時收集、整理。對施工單位報審的資料，經專業監理工程師審核簽字后，作為資料員，也應該認真檢查其內容是否符合相關的要求。材料進場時應做好見證取樣登記臺帳、材料進出場臺帳。準確核對質保資料與實物是否相符，有無假冒偽劣或以次充好的材料。對各方往來的文件做好收發文登記，對公司傳達的文件要及時任每個監理人員傳閱，并做好記錄。在工程施工過程中，出現這樣那樣的問題在所難免，此時，就要協助現場監理工程師做好監理工作聯系單、監理工程師通知單的工作。
隨著主體結構臨近竣工，各專業分包單位陸續進入，如鋁合金門窗、屋面防水、外墻涂料、油漆等裝飾工程，這時除了繼續督促施工單位搞好工程報驗、材料報驗的工作外，還要督促總包對分包單位的相關資料的報審，包括審核分包單位資質、人員崗位證書、材料的質保資料，安全施工報告等等。在工程施工過程中，監理資料員還要負責對每次的工地例會做好記錄，并整理成會議紀要發給相關施工單位，督促施工單位對紀要上提出的問題及時整改。隨著資料日漸增多，還應該按監理單位的檔案管理要求對工程資料進行編號歸檔并建立目錄，通過分門別類的整理，使人一目了然，查閱方便。
當裝飾工程臨近結束時，就要為工程驗收做好準備。此時，監理資料員就要協助現場監理做好各裝飾分項工程的實測實量工作，并將有關數據做好記錄。將開工以來所有資料全部整理起來，協助監理工程師編寫工程竣工報告，準備驗收。
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三、加強資料和現場的聯系
??? 在工程施工過程中，現場和資料是相輔相成的。作為監理資料員要加強資料和現場的聯系，做到現場和資料兩不誤。監理資料員不僅僅只是做收集和整理資料的工作，而與現場“絕緣”。還應該主動深入現場，了解現場施工情況、材料進場情況，這樣才能督促施工單位及時做好隱蔽工程報驗、建筑材料報審及材料的取樣送檢工作。同時，作為監理資料員也應該熟悉相關的施工工藝及施工規范，這是大部分監理資料員所欠缺的，也是每個監理資料員必須加強學習的。總之監理資料員應對施工過程中的各項有關專業規定，以及發生的施工資料，有一定的實踐經驗和現場經驗才能夠完全勝任。
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四、加強與業主及施工單位的溝通與聯系，具備一定的協調能力
??? 監理資料管理工作與其它監理工作一樣也需要加強與業主的溝通，取得業主的理解和支持。監理資料中的施工合同文件、勘察設計文件、施工圖紙、設計變更等資料都是由業主提供。平時工作的來往、會議紀要、監理工作聯系單等也和業主有關，工程計量和工程款支付，工期的延期、費用索賠等工作都需要與業主溝通。否則，工作將很難開展，監理資料的管理就難以落實。
和施工單位的聯系就更廣泛了。一項工程從監理項目部進駐工地開始，每一項施工過程都有著具體的工序管理和資料收集，從開始的施工組織設計審查到最后的工程竣工驗收，都有嚴謹的程序和大量的原始報驗資料，這些資料的收集和整理都需要施工單位的大力配合和全力支持才能完成。所以說，監理資料員的工作貫穿于整個施工過程的每一步、每個環節，與各個部門、各個專業相關聯。這就要求監理資料員有一定的組織能力和協調技能，要善于與不同單位、不同部門以及不同專業人員的交往和溝通，要有一定的組織藝術，使資料管理的各個環節都能有機地銜接。
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五、要加強學習
??? 作為監理資料員，還應該不斷學習新知識、新技術、新規范。因為知識是不斷更新的，只有通過不斷學習，及時充電，才能使自己的工作游刃有余。虛心向資料做得好的項目部學習，汲取他們的經驗，通過與其他項目部之間的相互交流、相互學習，取長補短、不斷完善，共同做好資料管理工作。
??? 另外，隨著信息時代的高速發展，逐步走向無紙化辦公趨勢，電腦在監理資料的管理過程中的作用日益突出。這就要求我們能夠熟練使用電腦，具備一定的文檔管理知識和文字處理能力，對一些重要的資料還要建立電子文檔。有條件的項目部還可利用高速便捷的網絡技術，加強與公司的聯系，隨時上傳、下載一些文件和對工作有幫助的資源，這樣既可節約時間，又可提高工作效率。
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六、結語
??? 監理資料員必須注意到整個工程的方方面面，在日常工作中，必須配合監理項目部工作、責任心要強，及時做好監理資料的收集、匯總及整理，通過對資料的復核，檢查資料是否符合規范要求，發現問題及時協助監理工程師督促有關單位進行整改，通過資料的整理，參與監理月報的編寫。
除了做好以上五點以外，對工程技術的資料整理還必須做到及時、真實、準確、完整。具體地說：
（1）及時性，是做好資料的前提。工程技術資料是對建筑實物質量情況的真實反映，因此要求資料必須按照建筑物施工的進度及時整理.同時，及時性還反映在施工企業內部質量的管理上.“自檢、互檢和交接檢”的質量管理體制要求工程技術資料的整理必須及時，這是施工時嚴格控制的“質量環”。同時，質量控制、進度控制和投資控制也要求工程技術資料的整理必須及時，為控制提供可靠的依據。
（2）真實性，是做好資料的靈魂。資料的整理應該實事求是、客觀準確，所有資料的整理應與施工過程同步，材料使用前必須有合格證和必要的試驗報告。在對工程資料的核查中發現有的資料簽字不嚴肅，應當分別簽字的，全由一個人代筆簽字，甚至有的施工單位還仿照筆跡代建設單位、監理單位人員簽字，使資料失去了真實性。一旦工程出現問題需要處理時，就會責任不清。所以，在資料管理中，絕不允許有弄虛作假、歪曲事實的資料出現。
（3）準確性，準確性是做好資料管理的核心。工程資料數據繁多，尤其是一些涉及到工程安全的數據，要力求準確無誤。因為差之毫厘，謬以千里，稍有疏忽將會對工程帶來無法估量的損失。
（4）完整性，是做好資料管理的基礎。不完整的資料將會導致片面性，不能系統地、全面地了解單位工程的質量狀況。施工單位在各分項工程施工中，應有完整的施工原始記錄、試驗數據及分項工程自檢數據等質量保證資料，監理單位也應有完整的監理檢查記錄、監理試驗數據及分項工程監理抽檢數據等資料。
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