資料員任職資格
工程資料員必須具備一定的專業知識。根據工程實踐，項目資料員必須具備以下條件：
1、必須具有一定的文書處理能力。
2、必須具有工程識圖及結構構造的相關知識，了解現場施工程序及各種關鍵數據。
3、除具有一定的計算機應用能力外，還應了解國家和項目所在地各級政府有關檔案管理的規定。
4、應了解與工程項目設計、施工驗收和安全生產有關的法律法規及規范。
5、必須了解施工企業承包方式、合同簽訂、施工預算、現場經濟活動分析管理的基本知識。
資料員日常
1、資料員應及時收集、分析市場信息，加強對工程資料的現代化管理。
2、及時收集、整理工程施工各類圖紙以及補充資料，做好工程資料收發、運轉、管理等工作，做到文件資料管理規范、完整。
3、掌握施工技術質量資料的歸檔要求，積極參與施工生產管理，做好資料的管理和監控。
4、做好工程圖紙的收發和審核，對工程資料和工程圖紙等進行獨立組合案卷與歸檔。
5、?處理好各項公共關系，包括與業主、項目經理、總工，上級主管部門以及其他相關部門的關系，同時還要處理好與檔案管理部門的關系。
資料員具體工作
1、工程資料的收集
（1）資料員收集工程資料必須及時，必須保持與實際施工進度同步。
（2）工程建設資料管理必須納入項目管理的程序中，資料員應參加生產協調會、項目管理人員工作會議等，及時掌握施工管理信息，便于對資料的管理和監控。
（3）資料員對收集到的資料應認真審核，不符合規定的，應予修改或重做。
（4）對分包單位必須提供的施工技術資料審核，從總工、工程部經理到資料員應嚴格把關，所提供的資料不符合要求的，不予結算工程款（包括對供貨單位）
（5）資料員對收集到的資料應及時整理、立卷與歸檔。
2、工程資料分類與保管
（1）為保證工程資料管理的規范化、制度化和科學化
（2）工程資料的存放和保管方法根據在本單位的實際情況確定，并必須符合檔案管理的有關規定。
（3）工程檔案庫應按檔案管理規定和要求建立，并報請本地檔案管理機構組織檔案管理驗收。
（4）工程檔案庫必須安全、清潔，并做到“六防”即防火、防盜、防蟲、防霉、防塵和防光。
（5）工程資料應按相關規定移交、歸檔。項目通過竣工驗收后，按有關規定和時限移交檔案館；按合同規定的時限提交業主。
（6）借閱工程資料時，必須履行相關手續，且不得損壞或遺失。
（7）工程資料的收回、銷毀按本單位和本地檔案管理的有關規定執行。
3、工程資料的登記
（1）工程資料收發登記。無論是收回文件，還是發放文件，資料員應對這些文件進行逐件登記，并備案，以便于管理。
（2）工程資料借閱登記。工程資料整理歸檔完畢后，由于工作的需要，單位領導或工作人員經常需閱某件文件資料，資料員應建立登記臺帳，詳細列出借閱文件的時間、借閱人、借閱目的及歸還時間。
（3）工程資料傳閱登記：在文件處理過程中，如文件份數少而需要多人閱處或須知照文件精神的人數較多，則需要傳閱文件，因此需要建立文件傳閱登記制度。
4、工程資料的復印
（1）工程資料一般不可復印，但下列文件除外：非密級文件、投標標書、票據、憑證、少量一次性非常規表格等，又具有應急性、單件性或少量性的其他資料。
（2）工程資料的復印由資料員統一管理，凡是受控文件不得擅自復印。必須復印應經主管領導批準。
（3）需要復印的文件材料，有關部門應預先考慮其使用前景，適當增加自存數，避免臨時突擊復印，如：工程圖紙等。
（4）如需轉發復印上一級單位文件，必須按有關規定辦理相關手續，否則不得復印。密級文件復印須經本單位主管領導批準。復印的文件如無批準證明，資料員可不予復印。