經質量檢驗不合格的工程項目（原材料、商品構件）的質檢、試驗資料必須收集保存歸檔，不得隨便銷毀，整改合格后的工程經重新檢驗的質檢、試驗資料應附在原不合格的質檢、試驗資料之后；經退貨或移做他用的材料，還應將經監理工程師簽認的《退貨證明單》或移做他用的《申請批復單》附在原試驗資料之后，以便檢查核對。屬于施工過程中發生質量事故工程的有關資料，還應附于質量事故工程處理文件之后，作為經處理補救后達到設計要求的認可證明文件之一。
《退貨證明單》的內容應包括：材料名稱、規格、數量、運輸車號、經辦人、現場監理工程師、時間、地點等。