1、
工程資料作為工程項目建設的依據， 資料的進展情況直接影響到工程的竣工驗收及結算。
2、
工程資料的完整性直接影響及限制到項目的開工、施工過程、竣工驗收各道環節、工序的進展，為此必須按相關規范、規定將資料編制到位、收集齊全，并且要分門別類的整理歸檔保存好。
3、
工程資料的簽字蓋章（各參與單位）及時性非常重要，在項目上監理、業主很可能會口頭上（或電話里）說這樣做、哪樣改；在這個時候，無論是監理、還是業主或設計單位代表，有變更的或者有增加的地方，我們必須要讓他們簽字蓋章，為以后竣工驗收及結算做依據。
4、
工程資料的及時性可直接影響到項目的進度、及付款。為此，我們在進行每個項目施工時，從項目進場到結算，
工程資料的報審必須與施工同步。