工程洽商記錄是指施工過程中，由于施工條件、實際情況等因素的變化，原材料規格、品種達不到設計要求，施工、監理、建設單位合理化建議或在建工程使用功能的局部變化等原因，需對設計圖紙部分內容進行修改而辦理的工程記錄文件。工程洽商一般不是由于施工圖差錯或圖紙深度不足所致，所以通常情況由施工、監理或建設單位提出。例如，施工單位使用的鋼筋品種不符合設計圖紙要求，需由施工單位填寫洽商記錄，經設計單位核算并由設計、施工、監理、建設單位簽認后生效。這也是工程洽商記錄與設計變更通知單的主要區別。工程洽商記錄的辦理應符合下列要求：（1）工程洽商記錄應分專業辦理，內容應清晰翔實，必要時可附圖，并逐條注明應修改圖紙的圖號。一經簽認的記錄不得涂改。（2）工程洽商記錄應由提出洽商單位的工程技術負責人主持填寫，經設計、施工、監理、建設單位共同簽認后方可實施。（3）工程洽商記錄需進行更改時，應在洽商記錄中寫明原洽商記錄日期編號，更改內容，并在原洽商記錄被修正的條款上注明作廢標記。（4）不同單位工程如使用同一洽商記錄，可采用復印件或抄件，但應注明原件存放處，抄件人簽字。